KB 10018: Uživatelské dokumenty, jejich generování a používání v rámci notifikací

 FlexBook umožňuje vytvářet uživatelské dokumenty, které se evidují pro jednotlivé uživatele.

Pro použití uživatelských dokumentů je potřeba v rámci nastavení vytvořit sadu dokumentů.

 

Při vytváření sady dokumentů se volí pro co je sada dokumentů určena. Sada dokumentů může být určena pro poskytovatele a nebo pro zdroje/akce.

V případě, že chcete dokumenty generovat v rámci vytvoření (registrace) nového uživatele, pak je potřeba vytvořit sadu dokumentů určených pro poskytovatele, a s poskytovatelem takovou sadu asociovat.

Sada dokumentů se s poskytovatelem asociuje v rámci obecného nastavení poskytovatele (NASTAVENÍ -> OBECNÉ)

V rámci sady dokumentů asociované k poskytovateli, je možné vytvářet další dokumenty, které se vytvářejí až po konkrétních rezervacích na všechny zdroje nebo akce.

V případě potřeby generování dokumentů pouze po vytvoření rezervace na konkrétní zdroje nebo akce, je možné vytvářet specifické sady dokumentů určené pouze pro zdroje/akce a takovou sadu dokumentů pak asociovat s konkrétními zdroji a nebo akcemi, pro které se takové dokumenty mají generovat. Asociace takových specifických sad dokumentů se provádí v rámci rezervačních informací konkrétních zdrojů nebo akcí.

Automaticky vytvářené dokumenty je užitečné uživatelům nějakým způsobem předat. Ideálním elektronickým způsobem je použít FlexBook notifikace, kdy například do emailové notifikace po rezervaci na konkrétní zdroj nebo akci přidáme vygenerované dokumenty.

V rámci sady dokumentů má každý dokument svoje unikátní ID.

Toto ID se pak používá v rámci notifikací k určení, který dokument se má do notifikace přidat. V rámci textu notifikace se použije speciální tag @@DOCUMENT_{ID} , který přidá dokument se zadaným ID (bez složených závorek) jako přílohu notifikace.

 

 

 

KB 10017: Platby a generování účetních dokladů

Otázka: 
Umí rezervační systém FlexBook generovat účetní doklady pro zaplacené rezervace?

Odpověď:

Ano. V rámci obecných nastavení poskytovatele je možnost nastavení generování účetních dokladů. Viz. screenshot níže.

FlexBook zavádí následující účetní doklady, které jsou generovány v přesně definovaných stavech rezervace.

• Zálohová faktura - neúčetní a nedaňový doklad po dobití kreditu, které je možné udělat poskytovatelem v rámci backofficu a nebo přímo uživatelem pomocí dobití kreditu a online platby
• Potvrzení o zaplacení - neúčetní a nedaňový doklad, který se generuje po zaplacení rezervace, které je možné udělat poskytovatelem v rámci backofficu a nebo přímo uživatelem pomocí online platby konkrétní rezervace
• Daňový doklad (faktura) - účetní daňový doklad, generovaný po realizaci (dodání) rezervace.

Je potřeba si uvědomit, že FlexBook je online rezervační systém, který počítá s elektronickými platbami přes platební brány, a proto vystavujeme neúčetní i účetní doklady vždy až po přijetí platby. Nevystavujeme tedy proforma faktury (neúčetní / nedaňové doklady), na kterých by byly uvedena splatnost a vyžadována platba dodatečně. Naopak, čekáme na to, až zákazník zaplatí a až potom generujeme neúčetní a účetní doklady.

V případě, že poskytovatel chce od svých zákazníků vybrat peníze v nějakém volitelném čase před realizace rezervace, tak se to řeší pomocí

1. Nadefinování rezervačních podmínky, ve které je pravidlo, do kdy musí být rezervace zaplacena
2. Nadefinování notifikace (po rezervaci), která informuje zákazníka o tom, do kdy je očekávaná platba pomocí platební brány, kterou má poskytovatel integrovanou se systémem FlexBook
3. Nadefinování notifikací (X dnů před rezervací), která informuje zákazníka o tom, že je potřeba rezervaci zaplatit v souladu s nadefinnovanými rezervačními podmínkami

V případě, že zákazník rezervaci nezaplatí dle rezervačních podmínek, tak je rezervace automaticky zrušena a zdroj nebo místo na akci je uvolněno dalším zájemcům.

Z účetního hlediska je nutné, aby daňový doklad byl vždy generován až po dodání služby (to znamená až po realizaci rezervace), protože až pak nastává daňové plnění. Všechny doklady do realizace rezervace, jsou neúčetní, a tudíž nedaňové doklady. Pouze takovýto přístup je účetně a finančně v pořadku.  

Poznámka: Některé elektronické platební brány, např. ComGate, umožňují mezibankovní převody, které nahrazují sdílení platebních intrukcí a variabilních symbolů s koncovými zákazníky a párování plateb z bankovních výpisů s jednotlivými rezervacemi. Jsme přesvědčení, že profesionální elektronické platební brány jsou tou správnou technologií pro 21.století.

KB 10016: Speciální tagy ve FlexBook Web portálech

Otázka: 
Kde je výpis možných používaných proměnných/integrované funkcionality flexbook portálů jako např.: @@FILE(CzT_TravelTradeDay)?

Odpověď:

Přímo v backofficu jsou v patřičných sekcích otazníky, na které když se klikne, tak se zobrazí speciální tagy, které je možné v rámci HTML kódu použít. Viz. screenshot.

Seznam speciálních tagů, které lze vložit do HTML kódu:

• @@PAGE(id,nazev) - bude nahrazen odkazem na stránku portálu s daným ID, parametr "nazev" je volitelný a pokud není uveden, použije se jako název odkazu název odkazované stránky; např. @PAGE(TEST,Další) zobrazí odkaz na stránku portálu s ID "TEST" a odkaz se bude jmenovat "Další"
• @@FILE(id) - bude nahrazen odkazem se souborem poskytovatele s daným ID; např: <img src="@@FILE(TEST)"/> zobrazí obrázek poskytovatele s ID "TEST"
• @@PROVIDER_ID() - bude nahrazen interním ID poskytovatele; lze využít například při vkládání JS komponent Flexbooku

KB 10015: Co byste měli vědět před výběrem online platební brány

On-line platební brána je skvělý způsob jak zjednodušit zákazníkům platby za rezervace a zároveň mít jistotu, že zákazník to s rezervací myslí opravdu vážně a neblokuje vám cenný zdroj a nebo místo na akci. Rezervační platforma FlexBook podporuje on-line platby a má naimplementovanou integraci s následujícími provozovateli platebních bran

• CSOB - https://platebnibrana.csob.cz
• Comgate - https://www.comgate.cz
• GP WebPay - https://www.gpwebpay.cz

Integraci s dalšími platebními bránami jsme schopni doimplementovat na přání zákzaníků.

Dovolte nám vypíchnout ty nejdůležitější věci z pohledu integrace platebních bran do rezervační platformy FlexBook

• BEZ HOTOVÝCH WEBOVÝCH STRÁNEK A OBCHODNÍCH PODMÍNEK PLATEBNÍ BRÁNU NEZÍSKÁTE

• PLATEBNÍ BRÁNA JE VÁZÁNA NA INTERNETOVOU DOMÉNU VAŠICH WEBOVÝCH STRÁNEK

• SMLOUVA JE UZAVŘENA MEZI VÁMI (PROVOZOVATELEM WEBU DO KTERÉHO JE FLEXBOOK INTEGROVÁN) A KONKRÉTNÍ PLATEBNÍ BRANOU. DOBA UZAVŘENÍ SMLOUVY A ZPROVOZNĚNÍ PLATEBNÍ BRÁNY JE ZÁVISLÁ NA KONKRÉTNÍM PROVOZOVATELI PLATEBNÍ BRÁNY A POHYBUJE SE OD JEDNOHO TÝDNE AŽ DO NĚKOLIKA TÝDNU I MĚSÍCŮ

• BEZ DOBŘE NASTAVENÝCH REZERVAČNÍCH PODMÍNEK NEBUDOU ON-LINE PLATBY VYNUCOVÁNY AUTOMATICKY. ZÁKAZNÍCI SICE BUDOU MÍT MOŽNOST REZERVACI ZAPLATIT ON-LINE, ALE NEBUDOU K TOMU NUCENI A REZERVACE SE JIM SAMA V PŘÍPADĚ NEZAPLACENÍ DO URČITÉHO TERMÍNU NEZRUŠÍ

• PŘI ZAVEDENÍ REZERVAČNÍCH PODMÍNEK A VYNUCOVÁNÍ ZAPLACENÝCH REZERVACÍ JE VELMI VHODNÉ ZAVÉST AUTOMATICKÉ NOTIFIKACE, KTERÉ KONCOVÉHO ZÁKAZNÍKA VEDOU VÁMI DEFINOVANÝM PLATEBNÍM PROCESEM 

Více podrobnějších informací o platebních bránánch naleznete na webových stránkách konkrétních platebních bran. V případě dalších dotazů kontaktujte obchodního zástupce rezervační platformy FlexBook a nebo svého systémového integrátora.

Srovnání platebních bran:

• Srovnání zpracované firmou ComGate - https://www.comgate.cz/cz/blog/srovnani-platebnich-bran 
• Srovnání zpracované firmou GoPay - https://www.gopay.com/blog/velke-srovnani-platebnich-bran/

Odkazy na další informace ohledně plateních bran

• 7 VĚCÍ, KTERÉ PŘI VÝBĚRU PLATEBNÍ BRÁNY MÁLOKDO VÍ, A PŘITOM MAJÍ CENU ZLATA - https://www.gopay.com/blog/7-veci-ktere-pri-vyberu-platebni-brany-malokdo-vi-a-pritom-maji-cenu-zlata/

KB 10014: Jak se vyhnout klasifikaci Vašich notifikací jako spam?

Problematika navyžádaných emailů (tzv. spamů) je pro laika dosti složitá, nicméně s FlexBookem je to relativně jednoduché, jelikož FlexBook standardně používá profesionální SMTP službu turboSMTP (serversmtp.com) a pro eliminaci problémů se spamem stačí do Vaší internnetové domény doplnit následující tři TXT záznamy. Jeden je SPF záznam a další dva jsou DomainKey záznamy.

SPF record

This is a TXT record that should be added to the domain of the envelope address (example.com):

v=spf1 include:turbo-smtp.com ?all

See screenshot below 

DomainKey/DKIM records

Two records that should be added to the subdomains "turbo-smtp._domainkey" and "turbo-smtp._domainkey.email"

They can be added as TXT records as follows:

turbo-smtp._domainkey
IN TXT "k=rsa;
p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDT3MWLni6so1q9eQggRYBCLHFjohZkCnYHH8gZNDBm6zRrodRVpWpJQW7x3cWWiuBhS1X0IfBB80l5tqFa+yc+mVgnk8tkUzOHFbPQPp4fi7egTpMtsQW/ZMrxw73SItNvPr72qvJTYZNPxarMx+ULjEWybcfEdXHPY8jslGcpCwIDAQAB"

turbo-smtp._domainkey.email
IN TXT "k=rsa;
p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDT3MWLni6so1q9eQggRYBCLHFjohZkCnYHH8gZNDBm6zRrodRVpWpJQW7x3cWWiuBhS1X0IfBB80l5tqFa+yc+mVgnk8tkUzOHFbPQPp4fi7egTpMtsQW/ZMrxw73SItNvPr72qvJTYZNPxarMx+ULjEWybcfEdXHPY8jslGcpCwIDAQAB"

Obsah TXT doporučujeme zkopírovat ze stránky https://www.serversmtp.com/en/smtp/What-is-the-White-labeled-Service/kb-344.html

Na obrázku níže je ukázka nastavení TXT záznamu na DNS serveru pro internetovou doménu dpasek.com.

Ukázka nastavení na DNS serveru.

Nevíte-li si rady jak ve Vaší internetové doméně nastavit TXT záznamy, kontaktujte svého registrátora internetové domény, který Vám určitě poradí.

---

Chcete-li se o problematice SPF a DKIM dozvědět více, doporučujeme prostudovat následující zdroje dostupné na internetu:

• What is SPF & DKIM? And Why You Want to Have It Set Up 
• ServerSMTP.com: Can I configure my DKIM and SPF to get the highest delivery rates?
• Creating large SPF records with many entries

KB 10013 : Existuje nějaký způsob, jak hromadně zrušit rezervace na konkétní lekci v rámci cyklu akcí a vrátit klientům peníze?

Krátká odpověď zní - hromadně to nelze. Lze to pouze zrušením rezervací na jednotlivé akce a lekce. 

Pozn.: lekce jsou akce v rámci jedné rezervace na celý cyklus akcí. 

Dlouhá odpověď vysvětluje důvod jak to celé funguje a proč to zatím rezervační systém FlexBok nepodporuje.

Vše v rezervačním systému FlexBook se točí kolem rezervací. 

Vrátit peníze lze pouze v případě zrušení rezervace, nikoliv v případě zrušení lekce, což je jedna akce z cyklu akcí.

Pojďme si to ukázat na konkrétním případě.

Mám v rezervačním systému definovaný cyklus akcí, ve kterém jsou opakující se akce od 9.9.2019 do 13.1.2020.

Bavíme-li se tedy o cyklu akcí, kde klient má rezervaci na celý cyklus akcí, pak má v jedné rezervací více lekcí. Viz. obrázek níže, kde je vidět detail rezervace na celý cyklus akcí.

Detail rezervace na cyklus akcí. Takovým akcím v rámci cyklu říkáme lekce.

Je-li v akci defiováno, že je možné udělat rezervaci jak na celý cyklus, tak na jednotlivou akci může existovat i rezervace pouze na jednotlivou akci z celého cyklu a taková rezervace pak vypadá takto.

Detail rezervace na konkrétní akci v rámci cyklu akcí.

Ukažme si tedy, jak vypadá definice naší konkrétní akce konané 11.9. jako akce v rámci cyklu akcí pravidelně konaných od 9.9.2019 do 13.1.2020. V tomto případě je to tedy akce, která je zároveň lekcí v cyklu akcí viz. následující dva screenshoty.

V detailu konkrétní akce konané 11.9.2019 se tedy mohu podívat na rezervace a vidím, že tam je jedna rezervace v rámci rezervace na celý cyklus a druhá rezervace pouze na tuto konkrétní akci konanou 11.9.  

Všechny rezervace na konkrétní akci. V seznamu jsou jak rezervace na jednu konkrétní akci, tak i rezervace na lekce v rámci rezervace na celý cykus akcí.  

Mohu rušit rezervace, takže budu li chtít zrušit rezervaci a vrátit peníze, pak mohu zrušit celou rezervaci na celý cyklus a vrátit zaplacených 2000 Kč, ale tím by se zrušili všechny objednané lekce a to asi není to čeho chci dosáhnout. Chci li zrušit pouze jednu z lekcí, což je tedy konkrétní lekce v našem případě akce konaná 11.9., tak je potřeba se přes ikonku (i) dostat do detailu dané rezervace a tam zrušit konkrétní lekci. Viz. screenshot.

Možnost zušení nebo propadnutí lekcí z rezervace na cyklus akcí.

V případě rušení konkrétní lekce z rezervace na celý cyklus se systém zeptá zda-li opravdu chcete lekci zrušit a v případě, že ano, tak vrátí poměrnou část ceny uživateli zpátky na kredit. Viz. screenshot.

Vrácení peněz na kredit klienta.

Chcete-li lekci zrušit bez vracení peněz, tak použijete tlačítko PROPADNOUT. 

Po zrušení lekce, zmizí rezervace na konkrétní akci, která tam byla v rámci rezervace na celý cyklus. Viz. screenshot.

Na konkrétní akci 11.9. nám tedy zůstala už jen jedna konkrétní rezervace na jednotlivou akci. Takovou akci můžeme zrušit. Systém si v takovém případě vyžádá poznámku ke zrušení rezervace a zeptá se, zda vracet a nebo nevracet peníze uživateli na kredit.

Hromadné rušení všech rezervací na konkrétní akci tedy v tuto chvíli rezervační systém FlexBook nepodporuje a je potřeba v konkrétní rušené akci individuálně zrušit jednotlivé rezervace tak, jak jsme si popsali v tomto článku.

Reálně na jedné rušené akci mají klienti kolem 10-ti maximálně 20-ti rezervací, takže organizátor akce se musí rozhodnout, jestli se mu obchodně vyplatí za sebe na akci poslat někoho jiného a nebo zrušit všechny platné rezervace a vrátit klientům peníze. Zrušení 10-ti rezervací nezabere více než pár minut práce, takže implementaci hromadného rušení po nás zatím žádní naši zákazníci nepožadovali.

Každopádně zatomatizovat by tento proces určitě šel, takže v případě potřeby nás neváhejte kontaktovat. 

KB 10012 : Jak na webové stránce zobrazit účastníky akce?

Akce z rezervačního systému FlexBook je možné na webových stránkách zobrazovat pomocí komponenty flbEventDetail viz. dokumentace  https://flexbook.gitbook.io/integracni-manual/javascript-komponenty/flbeventdetail

První co potřebujete znát je interní ID akce (eventId). To najdete v back officu FlexBooku tak, že si v akcích najdete požadovanou akci a najedete myší na číslo řádku akce. Viz. screenshot.

Budete-li chtít zobrazit pouze účastníky a žádné další informace o akci nezobrazovat, pak použijete v parametru renderText jedinou volu a to je attendees. Níže je příklad zobrazení účastníků akce pomocí komponenty flbEventDetail.

 <div id="flexbook_ucastnici">&nbsp;</div>  
 <p>  
 <script>// <![CDATA[  
 flbInit('https://www.flexbook.cz/ajax.php', @@PROVIDER_ID(), [  
 {   
  type: 'flbEventDetail',   
  placeHolder: 'flexbook_ucastnici',  
  params: {   
   language: 'cz',  
   eventId: 52974,   
   renderText: ['attendees'],  
   backButton: 0,   
   format: { datetime: 'd.m. H:i:s', time: 'H:i' },  
   attendeeTemplate: '<div>@@FIRSTNAME @@LASTNAME</div>'  
  },   
 }  
 ]);  
 // ]]></script>  

POZOR! Z důvodu ochrany osobních informací (nezobrazování osobních informací účastníků volně na internetu) se účastníci akcí standardně zobrazují pouze uživatelům přihlášeným do front-endové části rezervačního systému FlexBook (viz. komponenta flbProfile). V případě, že chcete osobní informace účastníků zobrazovat na internetu jakémukoliv návštěvníkovi vašich webových stránek, pak je to možné nastavit vback officu FlexBooku u konkrétní akce v záložce "Nastavení pro frontend". Viz. screenshot.