Monday, June 1, 2020

KB 10017: Platby a generování účetních dokladů

Otázka: 
Umí rezervační systém FlexBook generovat účetní doklady pro zaplacené rezervace?

Odpověď:

Ano. V rámci obecných nastavení poskytovatele je možnost nastavení generování účetních dokladů. Viz. screenshot níže.



FlexBook zavádí následující účetní doklady, které jsou generovány v přesně definovaných stavech rezervace.

  • Zálohová faktura - neúčetní a nedaňový doklad po dobití kreditu, které je možné udělat poskytovatelem v rámci backofficu a nebo přímo uživatelem pomocí dobití kreditu a online platby
  • Potvrzení o zaplacení - neúčetní a nedaňový doklad, který se generuje po zaplacení rezervace, které je možné udělat poskytovatelem v rámci backofficu a nebo přímo uživatelem pomocí online platby konkrétní rezervace
  • Daňový doklad (faktura) - účetní daňový doklad, generovaný po realizaci (dodání) rezervace.
Je potřeba si uvědomit, že FlexBook je online rezervační systém, který počítá s elektronickými platbami přes platební brány, a proto vystavujeme neúčetní i účetní doklady vždy až po přijetí platby. Nevystavujeme tedy proforma faktury (neúčetní / nedaňové doklady), na kterých by byly uvedena splatnost a vyžadována platba dodatečně. Naopak, čekáme na to, až zákazník zaplatí a až potom generujeme neúčetní a účetní doklady.

V případě, že poskytovatel chce od svých zákazníků vybrat peníze v nějakém volitelném čase před realizace rezervace, tak se to řeší pomocí
  1. Nadefinování rezervačních podmínky, ve které je pravidlo, do kdy musí být rezervace zaplacena
  2. Nadefinování notifikace (po rezervaci), která informuje zákazníka o tom, do kdy je očekávaná platba pomocí platební brány, kterou má poskytovatel integrovanou se systémem FlexBook
  3. Nadefinování notifikací (X dnů před rezervací), která informuje zákazníka o tom, že je potřeba rezervaci zaplatit v souladu s nadefinnovanými rezervačními podmínkami
V případě, že zákazník rezervaci nezaplatí dle rezervačních podmínek, tak je rezervace automaticky zrušena a zdroj nebo místo na akci je uvolněno dalším zájemcům.

Z účetního hlediska je nutné, aby daňový doklad byl vždy generován až po dodání služby (to znamená až po realizaci rezervace), protože až pak nastává daňové plnění. Všechny doklady do realizace rezervace, jsou neúčetní, a tudíž nedaňové doklady. Pouze takovýto přístup je účetně a finančně v pořadku.  

Poznámka: Některé elektronické platební brány, např. ComGate, umožňují mezibankovní převody, které nahrazují sdílení platebních intrukcí a variabilních symbolů s koncovými zákazníky a párování plateb z bankovních výpisů s jednotlivými rezervacemi. Jsme přesvědčení, že profesionální elektronické platební brány jsou tou správnou technologií pro 21.století.